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企业引进采购管理系统的重要性

  对采购进行管理就是指对计划进行下达、对采购单进行生成、对采购单进行执行、对收到的货物进行接收、对货物进行验收入库、对发票进行收集以及对采购的货物进行结算等一系列采购活动的集合体,同时严格的监督及跟踪采购的物流环节,从而对企业的采购过程进行科学、合理的管理。计划采购、校检发票和管理订单是对采购进行管理的三个主要组成部分。对企业的采购计划进行管理就是制定并管理采购计划,及时、准确的为企业准备合理的采购计划及执行的路线。采购计划分为不定期和定期采购计划两种。在分类或者分解以及汇总各部门或者单位采购计划的基础上将采购的需求转化成采购任务。依据企业的不同,采购部门则采用以产定购、以销定购以及以销定产等多类型的采购方式,对采购订单进行制定。

采购管理的重要性

  1.采购成本过大,不利于企业参与市场竞争企业之间在市场中根据价格的高低来竞争,本质上是在成本方面进行竞争。对成本进行降低,一般有两种办法:第一,对生产能耗进行降低;第二。对采购价格进行降低。以前对于成本进行管理实际上只是对生产的能耗进行降低,但是实际上比较重要的还是对采购成本的降低。对成本进行降低的程度是有限的,而对采购成本进行降低却是有很大潜力的。

  2.卖方市场的形成,增加了企业采购的难度伴随着我国经济的快速发展,市场的供求产生了很大的变化,当供应大于需求的时候,卖家在市场中的竞争很激烈,这就使市场中的产品包装、种类、性能等越来越多样化。采购者需要详细的比较选择产品的质量、供货的办法以及价格等,因此,企业必须对采购过程进行有效的管理。

  3.规范采购管理,避免企业遭受不必要的损失企业为了能够在日趋竞争激烈的市场中立于不败之地,企业之间利用各种手段,例如促销、返利等办法来对产品进行推销。因此,必须根据采购制度对其进行规范及监督,以防对企业经济利益的损害。

目前采购工作中普遍存在的问题

  1.采购过程中缺乏有效的信息沟通。采购部门在以前采购的过程中,是一个相对独立的部门,很少和单位的其他部门进行沟通或者接触,其主要是对资料的供应以及制造进行关心,起着沟通资料计划人员以及产品销售人员的作用,给他们传递消息。如果在传递消息的时候哪个环节不幸出现错误,或者其流通受阻,这就就容易重复采购材料以及积压资金。

  2.采购的过程中缺少监督制衡机制。对物资进行采购是以货币进行交换的,对资金的利用权进行了掌握,这就要求有有效的监督办法对其进行监督。但是,现在一些企业对材料进行的采购一般由一个人、一个部门等进行。如果采购计划不是由一个指定的部门,而由一个人进行采购,这就缺乏合理的约束及监督机制。这样一直下去,就会导致采购过程中不正之风的出现,进而对材料的采购过程产生不利的影响。

  3.企业对供应商的管理有待加强。现在,一些企业对采购这一个工作有着错误的认识,以为只要和产品的销售者搞好关系,就可以将其和企业的需求进行磨合与平衡。事实上,这是非常危险的情况。采购的过程中,虽然和产品的销售者有着很好的关系是非常重要的,但是如果一直这样下去,企业的采购者就会产生对产品销售者的依赖心理,不仅对企业的发展不利,还会造成部门内部的腐败,使企业缺少技术创新,没有办法对更优秀的产品进行寻找,最终对企业的效益进行了损害。

现代化采购管理系统的构建

  1.选择企业采购管理策略因为产品的结构和生产办法不同,企业就会有不同的材料需求。一般情况下利用ABC法则对采购来的资料进行分类。我们利用的是一类有很好适用性的分类办法,就是利用风险以及企业的预期目标进行分类,这样就可以对企业的资料进行分类,分为日常、杠杆、瓶颈和关键等采购项目。在现实采购的过程中,根据采购模型中的采购类型不同,应该利用不同的办法对采购进行管理,同时对选择供应商与产品销售者的关系以及库存等多个方面进行管理。

  2.明确采购管理业务流程对采购的业务流程进行管理就是描述各个单位以及每个工作人员的工作关系、信息的流向以及工作的进行顺序等。根据一个企业的规模以及经营的性质对采购的结构和流程等进行完善,不仅可以对作业的流程进行规范,对作业的顺利开展进行保证,还可以对采购人员的一些不好的行为进行约束。

  3.对供应商管理体系进行建立对产品销售者的管理体系进行建立,实际上就是利用这个组织结构对供应商进行管理。采购部门的工作人员中,一些工作人员对招标以及谈判等进行负责,而其他的则负责合理的评估产品销售者的产品价格、综合实力、资质、能力以及其整个供应链的情况等。对供应商进行选择及评价的时候一般会有包括评价标准、因素、选择的办法以及在选择完以后对其进行动态管理等四个方面。在选择评价办法的时候,一般是根据采购类型来进行的。企业在考虑自身发展需求的情况下对最好的供应商进行确定,根据重要性对供应商进行不同的管理,周期性的选择和审核供应商。

  4.采购人员绩效评估因为在企业中存在采购工作人员缺乏积极性的问题,所以就必须通过对其进行绩效评估的办法来管理这些工作人员。对绩效进行考核的原因是想了解并掌握工作人员的能力以及其行为,希望利用一些制度对其的能力以及行为进行提高或者改善。从一个企业的角度来说,不仅有利于企业将工作人员的注意力以及能力等汇聚到关键的工作中,还为对信息进行管理及控制奠定了很好的基础。

  对采购过程进行管理是对企业进行管理的一个重要部分,采购管理决定着一个企业的综合竞争能力。因此,为了能够使对采购进行管理这一活动有序、合理以及科学的进行,就必须对采购管理系统进行合理的构建。

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