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建筑工程施工企业移动协同办公系统解决方案

1.方案概况

近年来,很多大型施工企业都在推行综合项目管理系统建设,各企业应用水平参差不齐,总体而言距离行业主管部门的要求还有较大差距。项目信息化开展的现状,一是做不到流程规范化、管理精细化。二是很多项目实施中既存在传统手工模式填报各种数据报表.又要把数据录入项目管理系统,出现了实际管理与信息化应用“两张皮”现象,反而使信息化管理增加了一线工作人员的负担。总体而言,建筑施工企业推行信息化仍有较大难度。

通过对建筑领域常见的ERP系统、OA系统进行分析.这些系统的优点是流程自定义,系统模块化、数据共享化;合同管理、成本管理、进度管理专业化。缺点是系统安装复杂,新旧版本兼容性差,不支持手机APP。不支持企业微信,造成审批不及时。灵活性不足,无自定义报表功能或操作复杂,难以适应各项目的多样化需求。

为了减轻员工工作负担、提高工作效率、规范业务流程.让信息化更好地为施工企业服务。系统开发从施工企业软件需求人手,调查各个项目业务需求并分类汇总.有步骤有计划地实现移动协同办公系统建设。

2.系统调研
系统调研人员由内部业务专家和软件公司编程人员组成。调研过程中.业务专家既是系统的设计人员,也是软件推广中的内训师、信息化业务专家、业务服务团队.是既懂业务又懂软件的综合素质人员。

2.1数据共享调研

项目管理系统中很多数据需要跨部门互动。所以调研的第一步需要考虑以下几个问题。
(1)本部门业务需要哪些部门共享数据。
(2)共享数据的部门需要提供什么样的数据。
(3)提供数据的时效性与范围。
(4)本部门需要共享哪些数据给其他部门,对应部门建立什么样的数据标准。在系统中需要和各部门建立一个怎样的数据库模型。

2.2业务调研

(1)业务逻辑关系的梳理。
(2)形成这个业务逻辑关系的数据调研。
(3)安排多名项目人员全程参与业务逻辑关系的梳理。
(4)机关相关业务数据的调研(流程、表单建模、流程查询报表)。
(5)项目相关业务数据的调研[41(流程、表单建模、流程查询报表)。
(6)流程非签批数据进人系统的业务模型。
(7)本级业务流程签批的数据模型。
(8)数据异常报警监督模型调研。
(9)企业大数据分析平台需求调研。

2.3系统实现要求

基于微信平台开发的施工企业移动协同办公系统,使得社交平台和移动办公紧密结合。成为施工企业信息化的新方向。系统开发应实现以下目标。
(1)应基于企业微信开发系统。系统可以集成在普通微信企业号中,无需安装,各种审批、数据高效传递。
(2)全平台支持:全功能APP端开发,需支持苹果、安卓两大平台的所有移动端设备。PC端实现一键安装,使得推广应用无障碍。
(3)系统开发从总包合同开始,引入合同图纸设计参数。以工程部位为统计标准来限制各个业务内容数据,达到数据统一,数据闭合的目标。
(4)所有录入系统基础数据,均需要设计报表及台账。实现各种业务报表一键生成。
(5)系统产生的各种数据均有二维码。手机或电脑扫一扫就可知道数据的前后变化。也可将二维码贴在设备、进场材料、检测构建等实体上,各级业务检查.使用拥有权限的手机扫一扫.就可以知道相关信息。

3.系统开发

在做好完善的系统调研后,应先验证是否符合公司信息化发展规划。在保证系统开发的可行性后,系统进人开发阶段。系统开发中,业务专家主要负责业务规范与易用性;软件编程人员主要负责数据深度开发、功能设计实现,负责培训业务专家进行软件开发;系统推广应用阶段,软件编程人员负责协助业务专家对全员进行培训。

3.1 业务专家主要负责事宜

(1)整理前期调研业务模型,按照国家相关业务规范梳理业务需求。
(2)整理三算对比表的相关数据需求,按照软
件设计要求,统一各业务部门数据标准与接口。提供给软件公司进行开发。
(3)整理跨部门数据模型,统一数据标准与接口,并建立相关数据库表。
(4)整理业务模型,按照计算机语言设计标准。建立相关流程及报表。
(5)整理台账及相关数据深度处理需求.建立台账数据库及相关数据报表。
(6)系统设计审核:审核是否符合相关技术标准;审核是否符合实际业务需求;审核是否降低工作量;审核是否易用、通用;审核是否具备良好扩展性。

3.2 编程人员主要负责事宜

(1)根据业务专家提供的数据标准与接口,按照相关规范标准设计三算对比表。及相关数据处理需求。
(2)根据各部门建立的业务模型、流程、各种报表、台账,进行数据深度开发。把相关业务规范约束开发到相关业务模块中[5】。
(3)进行各种数据最终封装,实现各业务部门需求,业务专家验收其功能实现。
(4)负责在服务器上搭建设计好的系统,并进行初步测试。

3.3系统功能简述

系统以合同图纸、清单量为基础.形成基础项目信息。再由工程部编制工程部位编号档案,各部门以此为基础设计本部门业务模型.以达到数据闭合的目的。
合同成本部根据工程分部分项信息签订专业分包合同,并编制目标成本。工程部负责编制工程进度,完善技术资料,并负责日常施工资料。当某一分部分项工程完工.并达到验工计价标准,工程部点击验工计价按钮.合同成本部门根据工程部提供的资料进行验工计价。设备物资部门根据已经导人的工程量信息编制设备物资采购计划,并通过系统制作相关单据应用到具体的分部分项。合同成本部门根据合同所签订的分部分项工程及对应的专业施工单位,生成三算对比表、节超分析表。

4.系统部署

考虑系统运营成本.网络安全.本文采用IDC托管方案,并根据项目组提供的服务器配置要求采购服务器。本文重点详述网络方案。不再详述容灾备份系统。

4.1服务器安置

公司所属项目分布在全国各地.因此服务器网络建设要对全国基础互联网建设进行调研分析。我国基础互联网建设现状。既存在南北互通堵塞,又存在不同运行商间对数据交互的堵塞。目前南方基础网络建设普遍好于北方。上海、浙江一带为我国网络建设最佳地区,无论南北互通、不同电信运行商的互通问题都好于其他地区.同时该地

区托管的网费远低于本公司所在地区。基于以上情况.服务器托管选在上海或者浙江地区专业的IDC机房中。

4.2 网络安全

由IDC机房互联网接人本系统的华为下一代防火墙中,该防火墙应具有人侵行为检测、入侵行为防御及其他的相关网络防御功能。由防火墙再接人内网相关服务器。并做好相关安全防护策略。关闭全部不必要协议与端口。各单位与OA系统网络链接.应采用网关VPN设备和协同办公系统的网关VPN设备之间进行加密连接。对于在外网工作计算机、移动智能终端,采用SSL vPN软件加密通道。防火墙针对企业微信做好安全防护策略,保障其数据安全。移动协同办公系统VPN网络拓扑图根据国家相关法律法规的规定.系统需要进行安全等保认证。系统的网络安全,也可通过认证检测验收过程,完善安全防护措施。

5.系统测试与验收

5.1 系统测试

系统测试分为内测、试点项目测试、全面上线测试三个环节。
(1)内测:项目组按照日常业务,全面测试每一个功能,检验是否实现设计功能、是否有管理漏洞、是否易用通用、权限设计是否合理等。
(2)试点项目测试:内测结束后。确定试点项目并进行业务培训工作。这个阶段实施过程中,纸质材料与线上业务同步开展。通过项目实施进一步发现系统使用中的各种问题,并收集问题,反馈给项目组。项目组联合软件公司对系统进行完善。
(3)全面上线测试:试点测试结束后,各业务部门下达相关使用规范及要求,全体项目上线使用,进一步发现问题。完善系统。这一阶段纸质材料和线上系统并行运行。

5.2系统验收与上线

全员测试的环节既是测试又是验收,待全部设计要求实现后。经过半年或者更久的上线测试如没
再发现系统问题,则达到正式上线状态,各部门开展对系统的验收确认工作。验收工作完毕后,系统正式上线。本阶段除了法律法规、各级规章制度要求必须使用的纸质材料外,全部业务线上运行,禁止线下纸质审批。

6.使用效果

6.1 管理成效

通过移动协同办公系统的建设实施,简化了审批程序。规范化了审批数据的同时加快了审批速度。系统经过一段时间的运行。发现了很多企业中原来存在的问题.让经营管理者意识到移动系统办公系统首先要服务于企业的管理流程。一方面以合同管控为主,做好对往来单位的管控;另一方面以生产管理为主,提升效益。既可利用移动协同办公系统关注设备物资采购,又可利用移动协同办公系统做好工程的分包和变更管理,以及现场日报管理。因深度参与系统的开发.公司培养了一批针对移动协同办公系统的内训师队伍。通过该队伍对全体员工多次开展信息化专项培训。既培养和建设了一支专门的信息化服务团队,又为企业培养了一批既懂项目管理业务又懂信息化的综合应用能力很强的优秀人才。我们建立了相应的信息化管理办法,明确了岗位责任和管理职责。使今后的信息化建设和持续改进有了组织保障。

6.2应用成效

借助移动协同办公系统的实施。公司简化流程,重新梳理岗位职责,建立系统维护制度、监控考核制度、业务运行制度等,新的项目考核体系结合信息化进行了调整和梳理。使项目考核体系得到了进一步完善。公司各级管理人员和作业人员已经养成使用系统报送数据和进行管理的良好习惯。系统从对业主的投标环节开始,以总包合同为基础,各业务部门的合同为主线管控。实现了全公司范围内的招投标管理、合同管理、物资管理、设备管理、成本管理、办公自动化和各子系统的全面应用。在财务管理模块.创新性地开发电子发票管理平台,通过该模块的应用,有效地解决了电子发票报销唯一性与电子发票的合规性管控。通过统计报表和流程数据的联合使用.可以快速对各种数据进行追溯和挖掘.并可查询业务单据和审批过程。

施工企业移动协同办公系统的建设使得所在企业上下各个部门、各个项目有机结合.各个项目的业务数据周转及时有效.大幅度提升了企业的项目管控水平和公司的市场竞争能力。通过提升公司机关对项目实时数据运行的直接监管.公司对在建项目运行情况时刻了解.并及时应对项目风险。从而大大提升了对项目的有效管理。本系统的运行,对公司未来做大做强起着至关重要的作用。